Тайм-привычки: как все успеть?

«Как успевать жить и работать?», «Искусство продуктивности без стресса» — книги, посвященные тайм-менеджменту, не теряют своей популярности. Тем не менее сама идея организации своего времени несколько изменилась. Какие привычки сегодня помогают человеку все успевать, расскажет MedAboutMe.

Тайм-менеджмент: полезные привычки труда и отдыха

Сутки состоят из двадцати четырех часов, а час — из шестидесяти минут. И этого никто изменить не может. Но почему-то одни люди все всегда успевают, а другим постоянно не хватает времени. Дело в рациональном распределении собственного времени, уверяют специалисты тайм- менеджмента, имеющие в своем арсенале очень много навыков, привычек поведения и инструментов. И все это для того, чтобы научить человека действовать сознательно и целеустремленно, чтобы ни одна минута полезного времени не была потрачена зря. В результате повышается продуктивность каждого прожитого дня, снижается усталость, а список запланированных на день дел представляет собой горизонтальные линии — все выполнено и зачеркнуто.

Раньше тайм-менеджмент использовался только в рабочей сфере. В наши дни существуют методики для молодых мам и домохозяек, фрилансеров и школьников, в общем, для всех желающих обрести полезные привычки управления собственным временем, чтобы все успеть и сделать свою жизнь более упорядоченной.

Привычки поведения: основные принципы методик

Принципы всех методик примерно одинаковые:

• Составление списка дел

Список может быть коротким или длинным — на год, месяц, неделю или день. Все запланированные дела должны записываться в ежедневник и маркироваться. Например, по степени важности — срочные и обязательные, средней и низкой значимости и не очень важные. Причем последние можно иногда переносить или игнорировать. Можно также уточнить, какие дела выполняются не выходя из дома (офиса), для каких потребуется подготовка и дополнительные передвижения, какие можно совместить. Например, после визита к свекрови можно забежать в магазин за продуктами, который находится недалеко от дома. А вечером подвести итоги дня и скорректировать план мероприятий на следующий день.

• Планирование времени

Наверное, многие помнят листочки с распорядком дня из собственного детства, на которых было написано:

• 7.00—7.15 подъем;
• 7.15—7.30 утренняя зарядка;
• 7.30—7.45 водные процедуры и так далее.

На самом деле сила привычки планировать рабочий день минута в минуту очень опасна. Не исключено, что выполнение одного из пунктов может по какой-то причине затянуться, и одна единственная проволочка спровоцирует эффект домино — задержалась в салоне, опоздала на встречу, не успела забрать вовремя ребёнка из садика. Спасти ситуацию поможет сила привычки оставлять временные зазоры на случай непредвиденных обстоятельств.

Иногда человек не может правильно определить количество времени, необходимое на выполнение того или иного задания. Думает, что потратит на это весь вечер, и откладывает до последнего. Или, наоборот, планирует быстро закончить работу, а тратит времени вдвое больше запланированного. Поэтому если речь идет о рутинных делах, можно воспользоваться таймером и проверить, например, действительно ли пирог «на скорую руку» таковым является?

• Чередование труда и отдыха

Доказано, что после двух часов непрерывной работы эффективность труда заметно снижается. Поэтому лучше отказаться от такой привычки. Человеку обязательно нужна перезагрузка. В списке дел нужно выделять время для отдыха. Причем тоже строго регламентированное. Допустим, 45 мин отводится на работу, 15 мин — на отдых. В идеале — продуктивный отдых, то есть лучше отказаться от привычки отдыхать в комнате за чашкой кофе, а прогуляться или посидеть на свежем воздухе.

• Привлечение помощников

Делать все самостоятельно очень трудно. Да и не обязательно. Именно поэтому и офисные работники, и домохозяйки, и даже студенты должны делегировать полномочия: использовать «умную» технику, привлекать к выполнению заданий членов семьи, пользоваться услугой доставки, приобретать товары в интернет-магазинах.

• Неприятные задания в первую очередь

Нет желания убирать квартиру или звонить неприятному клиенту? Тогда лучше сделать это в первую очередь. Такие привычки поведения и задание выполнить помогут, и самооценку поднимут, и настроение улучшат, поскольку самое противное уже будет позади.

• Делить большое дело на маленькие

Если большое дело кажется невыполнимым, нужно разделить его на несколько небольших этапов. Например, запланированный ремонт в квартире делим таким образом:

• поиск дизайнера;
• составление сметы;
• поиск рабочих;
• приобретение обоев и валерьянки.

Режим дня и полноценный сон

Бывает и так, что для повышения производительности труда человеку нужен не десятый по счету ежедневник со списком дел, а полноценный ночной сон (не менее семи часов). А еще правильно составленный режим дня с учетом биологических ритмов человека. Например, самое продуктивное время жаворонков — с десяти утра до часу дня и с трех часов после полудня до шести вечера. После девяти вечера им вообще лучше ничего не делать, иначе бессонница гарантирована. Однако поскольку стопроцентных сов и жаворонков не так уж и много, то лучше ориентироваться на собственные привычки поведения и ощущения.

Сила привычки работать на износ

Сила привычки работать на износ до поздней ночи, без выходных и отпусков, с головной болью и температурой — в общем, в любых условиях — это презентеизм (от латинского prezent — присутствующий). Как это ни странно, но чем больше и самоотверженнее работает человек, тем ниже производительность его труда. Дело в том, что измученный организм на подвиги пока способен, но работать продуктивно у него уже не очень получается. К тому же все может закончиться тем, что рано или поздно такой сотрудник свалится прямо на работе и уйдет на больничный как минимум на месяц или совершит серьезную ошибку в самый важный момент.

Поэтому придерживайтесь наших советов, воспитайте в себе силу привычки планировать свой день, и тогда обязательно все успеете.